1- هدف
هدف از این دستورالعمل ، برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری یک بازدید مطلوب است.
2- دامنه كاربرد
این فرآیند کلیه‌ی مراحل انجام بازدید، اعم از برنامه‌ریزی، اجرا، ارزیابی بازدید برای فرد یا واحد را دربرمی‌گیرد.
3- تعاريف
واحد متقاضی: واحدی که از طرف یکی از ذینفعان جهت درخواست بازدید اقدام می‌کند.
واحد مربوطه : واحدی که یازدیدکنندگان قصد بازدید از آن واحد را دارند.
خدمات VIP: لازم است توسط متخصصان حاضر در سازمان تعریف شود.
4- شرح روش اجرایی
4-1 درخواست بازدید
ابتدا باید فرم درخواست بازدید تکمیل و توسط واحد متقاضی به مدیریت مربوطه ارسال گردد. این فرم حاوی اطلاعاتی از جمله: مشخصاتی از بازدیدکنندگان، سطح بازدیدکنندگان، تعیین هدایا و تشریفات مورد نیاز و … است. در صورت تایید این درخواست توسط مدیریت مربوطه و مدیرعامل، فرم تایید شده جهت بررسی و تدارک خدمات VIP به واحد پشتیبانی ابلاغ میگردد و چنانچه درخواست تایید نشود بایستی اطلاعیه عدم صدور مجوز بازدید توسط واحد متقاضی به ذینفع متقاضی بازدید اطلاع‌رسانی شود.
4-2 هماهنگی‌های بازدید
پس از ارسال فرم تاییدشده به واحد متقاضی این واحد بایستی برای برگزاری بازدید، فایلی مناسب جهت پرزنتیشن آماده نماید؛ در ادامه باید به‌منظور آماده‌سازی تدابیر ایمنی برای بازدید از سالنهای تولید با واحد HSE هماهنگی‌های لازم را انجام دهد؛ سپس با همکاری واحد روابط عمومی، رزرو اتاق جلسات انجام شود و با همکاری واحدهای، HSE و تولید، نقشه راه بازدید تهیه گردد، همچنین لازم است این نقشه راه به کلیه واحدهای مرتبط ابلاغ گردد. مضاف بر آن واحد روابط عمومی مسئولیت معرفی همراه و راهنمای بازدیدکنندگان را نیز به عهده دارد.
4-3 تشریفات بازدید
در ادامهی این فرآیند لازم است تا با همکاری واحد روابط عمومی مواردی از قبیل: تهیه بستههای معرفی شرکت، تهیه هدایا براساس سطح تعیین شده، تهیه عکس در بدو ورود میهمانان، تهیه پاورپوینت خوشامدگویی، برگزاری مراسم استقبال، عکسبرداری حین بازدید، تهیه اقلام پذیرایی و تشریفات پذیرایی و تحویل هدایا در پایان بازدید برنامه‌ریزی و اجرا گردد. همچنین لازم است مستندسازی حضور میهمانان و به روزرسانی آرشیو به وسیله این واحد انجام گیرد.
4-4 ارزیابی بازدید
به منظور انجام هرچه بهتر این فرآیند لازم است تا پس از هربار بازدید با استفاده از فرم نظرسنجی نسبت به نظرات شرکت‌کنندگان مطلع شد تا بتوان براساس نظرات موجود اقدامات اصلاحی تبیین نمود.
5- مسئولیت‌ها
- مسئولیت هماهنگی های موردنیاز پیش و حین بازدید و اطلاع‌رسانی به ذینفعان با واحد متقاضی است.
- مسئولیت تعیین محتوا و تهیه نقشه راه بازدید با واحدهای مرتبط است.
- مسئولیت انجام امور اجرایی و تهیه اقلام موردنیاز حین بازدید با واحد روابط عمومی است.
- مسئولیت تامین موارد ایمنی در طول بازدید برعهده‌ی واحد HSE است.